Descobre quais os teus ladrões de tempo e como podes melhorar a tua produtividade.

Muitas vezes ouvimos falar de ladrões de tempo mas, será que os sabes identificar?

Na realidade, os ladrões de tempo são todas aquelas ações que acabam por te roubar tempo do teu dia. No dia-a-dia, acabamos por nos envolver em inúmeras pequenas coisas que vão acontecendo e são estas que nos fazem perder o foco daquilo que é realmente importante.

Por que motivo nos tendemos a distrair?

Porque é mais fácil ser reativo do que proativo e vamos assim reagindo aos estímulos que vamos recebendo durante o dia. Por exemplo, atendemos o telefone assim que ele toca, respondemos aos emails quando os recebemos, se alguém entra na divisão onde estamos damos toda a atenção…

Apesar de estarmos ocupados e a trabalhar, e de muitas destas pequenas ações serem resposta ao nosso trabalho, na realidade, não estamos a ser produtivos.

Vamos reagindo ao que acontece, encontrando soluções para o dia a dia. No entanto, muitas das vezes chegamos ao fim do dia e sentimos que trabalhámos muito. Mas em contrapartida, invade-nos o sentimento de que não fomos tão produtivos como na realidade queríamos ou podíamos ter sido.

Especialmente para quem trabalha a partir de casa, é muito fácil distrairmo-nos com tudo o que se passa ao nosso redor.

Partilho contigo alguns dos ladrões de tempo mais comuns e que por vezes nem nos apercebemos do tempo que realmente nos ocupam.

Ladrões de tempo mais comuns

A casa

Para quem trabalha a partir de casa, pode ser extremamente desafiante ignorar o que está à volta. A loiça na cozinha, a roupa por apanhar, o chão que precisa de uma aspiradela…

Este é daqueles que ainda estou em total aprendizagem!

O que tem ajudado?

• Arrumar a loiça da máquina enquanto preparo o pequeno almoço
• “Obrigar” a fazer uma pausa para esticar as pernas, beber água, respirar fundo e apanhar um pouco de sol – se houver roupa na máquina ou no estendal acabo por chamar o R e juntos ficamos despachados num instante
• Atribuir tarefas para fazer em conjunto com os filhotes, como a de casar meias ou limpar a casa de banho por exemplo
• Delegar tarefas – despejar o lixo e reciclagem

Redes sociais

Se por um lado são uma ferramenta fantástica para levares o que fazes até ao teu cliente, por outro lado, se não conseguires gerir vais perder imenso tempo. É tão fácil perdermo-nos enquanto deslizamos pelo feed que nem damos conta pelo tempo passar.

Sugestão: Estabelece um determinado tempo para acederes às redes sociais de forma a garantir a tua presença mas sem te perderes pelos feeds alheios.

Telemóvel

Tens ideia de quantas vezes por dia pegas no teu telemóvel?

Então se tens sempre acesso à internet, e tens as aplicações a trabalhar sem qualquer restrição, há alturas em que só se houve plim, plim, plim…. Torna-se difícil manter a concentração e é quase inevitável que vás espreitar qual o motivo de tantas mensagens.

Sugestão: Sempre que possível retira o som do telemóvel e desativa as notificações das APP’s.

Televisão

Aquele ecrã maravilhoso que por vezes está ligado apenas para fazer companhia. Já reparaste quantas vezes dás por ti a olhar para a TV e fica presa a uma notícia ou série?

Sugestão: sempre que possível, trabalha numa divisão que não tenha televisão. Caso não seja possível, compromete-te a teres a mesma desligada. Por vezes, mesmo sem som, damos por nós a olhar para aquele quadro em movimento.

Priorização de Tarefas (ou não fazê-lo)

Eis algo que por vezes não tem a devida atenção. Muitas das vezes vemos o que é preciso fazer e simplesmente metemos mãos à obra. Depois de finalizadas muitas pequenas tarefas, deparamo-nos com uma grande tarefa que é complexa e que requer muito tempo.

Nessa altura por norma temos duas hipóteses: ou adiamos porque vemos que não conseguimos fazer, ou fritamos completamente porque não podemos adiar e é algo que não conseguimos visualizar terminada até final do dia.

Sugestão: realizar uma lista de tarefas necessárias fazer e priorizá-las. Sempre que possível, dividir as mais complexas em outras mais pequenas de forma a ser possível avançar sempre, sem bloqueios.

Extra: Cria uma lista de tarefas atribuindo o tempo de cada uma delas.

Por exemplo: blocos de tarefas até até 15min, até 30min, até 1h, até 2h, até 3h. Assim, quando programas a tua semana podes encaixar as tarefas de acordo com o tempo que tens disponível.

Genial não é?

Faz aqui download da tua Check-list e começa já hoje a aumentar a tua produtividade.

Interrupções

Um dos ladrões de tempo mais frequente para quem está em casa com os gaiatos!

Alguém que entra na sala, o telefone que toca, as crianças a brincar. Quem nunca ouviu um “mãe, tenho fome” muito carinhoso ? – a frase inevitável quando os mais novos estão em casa…

Por melhor que seja o nosso poder de concentração, por mais rápidos que sejamos a apanhar o fio à meada, as pequenas interrupções acabam sempre por quebrar o raciocínio.

Sugestão: Procura um local calmo, em que possas fechar a porta e desligar de todos os acontecimentos da casa, dos telefones e notificações. Por vezes 20 minutos de calma rendem mais do que 1 hora a trabalhar perto de todos.

Sugestão 2: Há dias tramados e por mais que tentemos a concentração e capacidade de nos focarmos distantes das crias parece impossível. Se o teu trabalho permitir, podes optar por dar um Boost quando os mais novos estão a dormir.

Sim, é cansativo! No entanto, podes conseguir libertar umas horas do teu dia e construir muito mais.